Book Stock

Book Stock – Schulbuchverwaltung, Rechnungswesen und digitale Organisation

Der Book Stock ist die zentrale Schulbuchverwaltung an der Gesamtschule Kevelaer. Wir organisieren die Ausgabe, Rückgabe und Verwaltung der Schulbücher und sichern damit einen verlässlichen Ablauf zu Beginn und am Ende des Schuljahres sowie bei Veränderungen im laufenden Schulbetrieb.

Neben der organisatorischen Buchverwaltung übernimmt der Book Stock auch Aufgaben im Rechnungswesen sowie die Kommunikation mit Eltern im Zusammenhang mit der Schulbuchbeschaffung.

Zur digitalen Verwaltung nutzen wir die Plattform schulbuch.cloud, wodurch Prozesse transparent, nachvollziehbar und effizient gestaltet werden.

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Was ist die Arbeit im Book Stock?

Die Arbeit umfasst insbesondere folgende Bereiche:

1) Schulbuchlogistik und Verwaltung

• Bestellung, Annahme und Sortierung der Schulbücher (nach Jahrgang, Klasse, Fach)
• Zusammenstellung von individuellen Buchpaketen
• Ausgabe der Bücher an Schülerinnen und Schüler (Vollständigkeitskontrolle)
• Rücknahme der Bücher am Schuljahresende
• Prüfung des Zustands (fehlende oder beschädigte Bücher)
• Lagerverwaltung / Ordnung und Pflege des Bestands

2) Digitale Verwaltung über schulbuch.cloud

• Erfassung und Zuordnung von Schulbüchern einzelnen Lernenden
• Dokumentation von Ausgaben und Rückgaben
• Nachverfolgung von fehlenden Büchern / Verlusten
• Unterstützung bei Nach- und Umtausch (z. B. Kurswechsel, Schulwechsel, Neuzugänge)

3) Rechnungswesen und Kooperationen

• Bearbeitung und Kontrolle von Bestellungen und Rechnungen
• Abgleich von Lieferungen, Beständen und Abrechnungen
• Kooperation mit lokalen Buchhandlungen zur Beschaffung und Abwicklung

4) Elternkommunikation / Eigenanteil

Der Book Stock erstellt mittlerweile auch die Elternbriefe im Zusammenhang mit der Schulbuchversorgung und dem Eigenanteil. Dazu gehören insbesondere Informationen zu:

• SEK I: Eigenanteil z. B. Englisch sowie Verbrauchsmaterialien (z. B. Arbeitshefte)
• SEK II: Eigenanteil im Bereich Mathematik

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Wie werden Schülerinnen und Schüler eingebunden?

Schülerinnen und Schüler werden aktiv in die Schulbuchverwaltung eingebunden und übernehmen (unter Anleitung) verantwortungsvolle Aufgaben, z. B.:

• Sortieren und Vorbereiten von Büchern
• Kontrolle von Buchpaketen auf Vollständigkeit
• Unterstützung bei der Ausgabe und Rückgabe
• Mithilfe bei der Erfassung und Zuordnung in schulbuch.cloud
• Servicefunktion im Kontakt mit Mitschülerinnen und Mitschülern

Durch die Mitarbeit werden Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein gezielt gefördert.

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Welche Voraussetzungen müssen Schülerinnen und Schüler mitbringen?

Für die Mitarbeit sind keine besonderen Vorkenntnisse nötig. Wichtig sind:

• Zuverlässigkeit und sorgfältiges Arbeiten
• Teamfähigkeit und freundliches Auftreten
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit Schulmaterial
• Bereitschaft, digitale Werkzeuge zu nutzen (Einführung erfolgt)

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Wann findet Book Stock statt?

Der Book Stock arbeitet besonders in Phasen mit hohem Bedarf:

• Schuljahresbeginn: Ausgabe der Schulbücher
• Schuljahresende: Rückgabe, Kontrolle und Nachbereitung
• zusätzlich bei Bedarf während des Schuljahres (z. B. Neuzugänge, Kurs-/Klassenwechsel, Nachausgaben)
• feste Sprechstunden der Book Stock Lehrkräfte

Die Einsätze erfolgen nach Absprache und orientieren sich am schulischen Bedarf.

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Digitalisierung – schulbuch.cloud als Grundlage moderner Schulbuchverwaltung

Die Schulbuchverwaltung wird zunehmend digital organisiert. Durch die Nutzung von schulbuch.cloud werden Prozesse deutlich vereinfacht:

• Zuordnung und Verwaltung von Büchern und digitalen Medien sind transparent und nachvollziehbar
• Ausgaben und Rückgaben können systematisch dokumentiert werden
• Bestände, fehlende Bücher und Ersatzbeschaffungen lassen sich schneller bearbeiten
• Verwaltungsabläufe werden effizienter, wodurch Lehrkräfte, Verwaltung und Schulgemeinschaft entlastet werden

Damit trägt der Book Stock aktiv zur Digitalisierung schulischer Verwaltungsprozesse bei.